Desde o início do ano pandêmico muitas rotinas tiveram de ser alteradas e o local de trabalho foi uma delas. O home office trouxe muitos desafios para os trabalhadores, mas a utilização de ferramentas de organização pode mudar completamente essa experiência.
O trabalho em casa é mais cômodo por reduzir o tempo gasto no transporte até o escritório, mas a adaptação da rotina pode ser turbulenta. Isso porque, ainda que estejamos em ambiente familiar e confortável, as distrações podem triplicar.
Desta forma, o uso de aplicativos de gerenciamento de tempo e tarefas são capazes de auxiliar no aumento da produtividade e do rendimento individual.
Organização
Uma das principais dificuldades enfrentadas durante a adaptação ao modelo de trabalho em ambiente doméstico é a organização das tarefas.
Deste modo, concentrar as informações e os trabalhos desempenhados por toda a equipe, em um único lugar, pode ajudar na gestão das atividades e no aumento da produtividade.
1. Kanban
Esse sistema é um dos gerenciadores de tarefas mais utilizados justamente pela versatilidade e por se adaptar bem em diversos tipos de equipes.
Ele possibilita a divisão dos projetos por etapas e facilita a visualização das ações necessárias para o seu cumprimento.
O aplicativo mais comum nesse estilo é o trello, que segue o modelo Kanban de fluxo de tarefas e é facilmente compartilhado com a equipe.
2. Artia
É um organizador parecido com o anterior, mas mais intuitivo. Pode ser utilizado para registrar os horários em tempo real e permite comentários nas tarefas, que são notificadas automaticamente por e-mail.
Além disso, o Artia permite o controle do desempenho de cada funcionário, de forma individual, conforme cada um registra a sua colaboração com os projetos.
Contato
Além da centralização das informações, facilitar a comunicação entre os membros do time é fundamental para a execução mais efetiva das tarefas diárias. Por isso, o uso de aplicativos de comunicação tem sido fundamental para melhorar o fluxo de trabalho.
Essas ferramentas permitem a realização de reuniões por vídeo chamada, compartilhamento de tela e distribuição de documentos, tudo em tempo real e com uma ótima qualidade de imagem e som.
3. Zoom
Esse sistema é conhecido como um dos melhores aplicativos de comunicação empresarial do mercado.
Ele permite a realização de reuniões com mais de 100 participantes, por tempo indeterminado (nos pacotes pagos) e ainda oferece gravações ilimitadas de videoconferências.
É também um ótimo espaço de comunicação entre as equipes e viabiliza o compartilhamento de tela em tempo real, inclusive durante as chamadas de vídeo.
4. Skype
Além de ser completamente gratuito, o Skype proporciona o agendamento de ligações, o compartilhamento de arquivos em diversos formatos, a transferência de dinheiro, além de ser bastante intuitivo.
Ele é utilizado para a realização de reuniões por meio de chamadas de vídeo, ligação de voz e a troca de mensagens por chat.
Compartilhamento de dados
Os sistemas de armazenamento de arquivos garantem a segurança dos documentos produzidos em home office e no escritório, facilitando a acessibilidade para todos os colaboradores, sem a necessidade do envio de dezenas de e-mails.
Por meio desses programas é possível:
- Fazer ajustes em tempo real;
- Controlar cada versão dos arquivos;
- Acessá-los sem a necessidade de instalação de nenhum software;
- Armazenar os dados em nuvem;
- Desfrutar de todos esses benefícios gratuitamente.
5. Google Drive
Essa ferramenta é particularmente útil pela segurança e por conta da integração da plataforma com os demais serviços do Google e de documentos nos formatos do Microsoft.
Ele possui uma excelente disponibilidade de espaço de armazenamento, que ainda pode ser aumentado nos casos de uso empresarial. Funciona off-line e é compatível com todos os sistemas operacionais.
6. OneDrive
A plataforma é integrada com o pacote Office e facilita a edição de arquivos dentro do próprio aplicativo.
Além disso, ele permite a sincronização com computadores locais e disponibiliza o backup para todos os dispositivos.
Os arquivos são armazenados em nuvem, o que garante que nenhum documento será perdido, facilitando o acesso através de qualquer dispositivo com conexão à internet.
Gerenciamento do tempo
Às vezes, por estar em um ambiente familiar e mais relaxado, muitas distrações podem atrapalhar o foco durante o expediente. Ou ainda, os períodos de trabalho podem acabar excedendo o horário regular de contrato.
Assim, as ferramentas de coordenação de horários permitem regular o cumprimento dos turnos de toda a equipe e monitorar o tempo gasto em cada tarefa.
7. Toggl
O Toggl é um ótimo meio de cronometrar o tempo utilizado para o desempenho de cada atividade. Ele permite o controle das horas trabalhadas e oferece a análise de resultados de acordo com a produtividade e rentabilidade de cada colaborador.
Controle de vendas
Utilizar um programa de gerenciamento de vendas é fundamental para auxiliar no crescimento da empresa, mesmo em tempos pandêmicos e de trabalho remoto.
Por meio desses softwares é possível aperfeiçoar a atuação da gerência comercial, da equipe de marketing e ainda integrar os times, produzindo resultados ainda melhores e mais econômicos.
8. CRM
Esse software é intuitivo e fácil de usar, inclusive para as pessoas que nunca utilizaram uma plataforma de CRM e estão aprendendo a integrá-la ao sistema, tornando seu uso acessível.
Na prática, a ferramenta oferece suporte de vendas, automação de marketing e ainda pode ser acessada por qualquer dispositivo móvel, permitindo identificar os processos de cada equipe e a efetividade de diferentes estratégias de comunicação.
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