A folha de pagamento é um documento onde constam todas as informações de pagamento e recebimento de um funcionário. Entre as vantagens de usar esse documento estão cumprir com as obrigações trabalhistas, ter controle do orçamento da empresa e também ter mais segurança judicial perante um futuro processo.
Apesar de ser um documento fundamental, pode ser que uma pequena empresa, onde não há muitos funcionários, acabe por negligenciar seu uso, já que muitas vezes os controles de pagamento acabam sendo realizados de forma informal. Entre as justificativas está o custo de tempo e dinheiro para fazer esse documento.
Contudo, essa é uma ideia equivocada e que pode custar muito caro a sua companhia, e neste artigo vamos te explicar o porquê. Veja a seguir mais informações sobre a folha de pagamento e como ela pode ser acessível independente do porte da empresa!
Para que serve a folha de pagamento?
Também conhecida como holerite ou contracheque, a folha de pagamento é um documento que contém toda a remuneração de cada colaborador, considerando o pagamento de benefícios e descontos de impostos. Assim, o funcionário consegue visualizar o salário líquido a ser recebido.
Ela também mostra aos gestores quais custos estão envolvidos no quadro de funcionários, como: atrasos, faltas sem justificativas, férias, DSR (descanso semanal remunerado) etc. É um documento muito importante tanto para empresa, quanto para o trabalhador, pois mostra o quanto deve ser pago a cada um e também expõe alguns pontos de atenção para a companhia, ao dar um panorama geral dos custos de cada área da empresa.
O que está envolvido no custo da folha de pagamento de uma pequena empresa?
Muito além da remuneração do colaborador, os custos envolvidos na folha de pagamento vão desde despesas com benefícios, até tributos e encargos trabalhistas. Se para empresas de grande porte esses valores costumam pesar no fechamento financeiro, para aquelas de pequeno porte, esses valores são ainda mais influentes.
Entre os custos que compõem uma folha de pagamento da empresa estão:
Salário
O salário é o valor da remuneração do funcionário, antes dos descontos de impostos e bonificações. Também é conhecido como salário-bruto, é a principal informação da folha de pagamento.
Custos extras e adicionais
Nos custos extras e adicionais são considerados valores que vão além do salário. Os trabalhadores que atuam em horário noturno — entre 22h e 5h — devem receber o chamado adicional noturno, por exemplo. Além disso, colaboradores expostos a agentes nocivos à saúde devem receber o adicional de insalubridade, e funcionários expostos a situações de perigo devem receber o adicional de periculosidade.
Tributos
Os tributos da empresa envolvem a obrigação de recolher a contribuição previdenciária de cada funcionário e repassar ao INSS. Esse desconto é feito mensalmente sobre todos os vencimentos do colaborador.
Tempo do time interno
O fechamento da folha de pagamento é um processo que envolve muitas pessoas. Uma pesquisa feita pela Sage Brasil e América Latina revelou que as empresas gastam 135 dias no ano para fazer trabalhos burocráticos. Em resumo, são muitos processos, custos e pessoas envolvidas para elaborar a folha de pagamento de uma empresa.
Como reduzir os custos da folha de pagamento na pequena empresa
Os custos na folha de pagamento podem ser gerenciados mais facilmente quando essa atividade é automatizada. Com um banco de dados dos últimos históricos, fica muito mais fácil identificar os valores mais altos nos holerites da empresa e saber a possibilidade de reduzi-los. Além disso, usar um software para essa função vai reduzir o tempo que o time interno responsável por essa função gasta fazendo isso.
Outra vantagem, é que com a automatização você não apenas economiza os custos de tempo, como também os custos monetários que podem surgir com a emissão desatenta da folha de documento. Em uma empresa de pequeno porte, onde os recursos são tão limitados faz toda a diferença!
Invista em ferramentas de gestão para reduzir custos na sua folha de pagamento
Independentemente do tamanho da empresa, a folha de pagamento é um documento imprescindível para aqueles que dispõem de funcionários registrados no regime CLT. Portanto, ter uma folha de pagamento completa e estratégica não é uma tarefa somente das grandes empresas.
Ao optar por um sistema de gerenciamento de processos, você terá acesso aos KPIs (indicadores-chave de desempenho), entendendo onde estão os maiores gastos da sua folha de pagamento. Para isso, você pode contar com o sistema de gestão da Omie, que controla todas as movimentações do RH de um jeito descomplicado e rápido. Acesse para saber mais!
