Qualquer negócio, independentemente do segmento, funciona com base na venda de um serviço ou produto. Nesse sentido, as contas a receber são o pilar do faturamento. Ou seja, representam o dinheiro recebido pela empresa pelos negócios fechados e, com esse capital, um empreendimento pode avaliar os lucros e honrar seus compromissos.
Por esses motivos, é essencial controlar esse fluxo de recebíveis para saber exatamente com quanto de receita você poderá contar em um período. A gestão de contas a receber é fundamental para que o planejamento financeiro e o bom funcionamento do fluxo de caixa aconteçam.
Ao longo deste conteúdo, você vai entender mais sobre esse conceito, sua importância e conferir estratégias para otimizar o gerenciamento desse processo. Continue a leitura e saiba mais!
O que é a gestão de contas a receber?
As contas a receber envolvem um conjunto de processos no qual a empresa contabiliza os valores que vai obter no futuro. Esse dinheiro é fruto, na maioria das vezes, do pagamento de venda de produtos ou serviços.
No entanto, é possível também que uma empresa que tenha investimentos também receba rendimentos, juros, entre outras fontes de renda. O foco aqui é entender que as contas a receber são um ativo no fluxo de caixa de um empreendimento, e o montante total desses pagamentos recebidos compõem os lucros e o faturamento do negócio.
Qual a importância do controle das contas a receber?
Contas a receber, conforme comentamos, geram o rendimento que vai permitir que a empresa pague seus colaboradores, fornecedores e contas em geral de sua operação e também os lucros que podem ser usados para reinvestir no negócio e fomentar novos projetos.
Logo, pode-se dizer que o bom planejamento financeiro depende muito do controle de contas a receber. Afinal, a empresa precisa saber se vai ter dinheiro para continuar funcionando e atingir suas metas em um determinado período. Quando há falta de controle nessa área, a empresa não tem previsibilidade de rendimentos e não consegue planejar suas finanças apropriadamente.
Esse monitoramento é crucial, até porque existem situações comuns e problemas que podem fazer com que o dinheiro não entre, como erros nos sistemas dos bancos, atrasos nos pagamentos e inadimplência. Assim, se você não acompanhar de perto, alguns recebíveis podem passar despercebidos, o que é prejudicial para seu fluxo de caixa.
Como ter sucesso na gestão das contas a receber da empresa?
A gestão das contas a receber é indispensável, e o ideal é investir em estratégias para torná-la mais eficiente e prática. Acompanhe as dicas a seguir e veja como otimizar esse controle.
Registro de todas as contas a receber
A palavra-chave quando falamos sobre gestão de finanças em geral é organização. Nesse contexto, todas as contas a receber da empresa precisam ser registradas, seja em uma planilha ou em uma ferramenta de automação.
Anote valores, datas de vencimento e todos os detalhes possíveis. Assim, você não corre o risco de se esquecer de nenhum pagamento e pode conferir periodicamente se os valores estão disponíveis na sua conta.
Cálculo da média de inadimplentes na empresa
Quando o assunto é contas a receber, existe um tema desafiador que sempre surge: a inadimplência. Infelizmente, isso é algo que qualquer empreendedor precisa lidar. A ideia é ser estratégico e buscar formas de mitigar o problema na sua gestão financeira.
Nesse ponto, vale a pena calcular a média de inadimplência com a qual seu empreendimento lida em um dado período. Assim, você pode entender formas de trabalhar com esse dado, saber como ajustar seu fluxo de caixa e se antecipar para não ter surpresas no final do mês, por exemplo.
Automatização da gestão de contas
Ter um processo de cobrança eficiente é necessário para ter sucesso em um negócio. Não tenha receio de cobrar: pelo contrário, tenha mais clareza e transparência nessa etapa para evitar problemas.
Com os dados sobre os pagamentos registrados (vencimento, valores etc.), planeje formas de automatizar a cobrança, gerando lembretes automáticos por e-mail ou SMS, por exemplo. Essa é uma maneira objetiva e neutra de abordar clientes sem constrangimento, de modo a convidá-los a quitar suas dívidas.
Ações para combater a inadimplência
Conforme comentamos, a inadimplência é uma realidade no mercado. Mais importante que temer é saber como lidar com ela e investir em estratégias para reduzir seus índices.
Enquanto realiza seus registros de contas a receber, perceba quais são os clientes que mais atrasam ou são inadimplentes. Dessa forma, você pode já começar a repensar sua abordagem de cobrança com eles ou até mesmo rever as condições dos contratos que tem com eles.
Uma vez identificado o problema, aposte em uma conduta que estimule o cliente a pagar, e não a gerar conflitos. Proponha um acordo e ofereça condições especiais para o pagamento, por exemplo.
Promoções de incentivo aos clientes em dia
Uma maneira bem inteligente de evitar a inadimplência é valorizar quem paga em dia e oferecer benefícios para esses clientes. Primeiramente, agradeça e reconheça quem sempre paga em dia. Além disso, considere oferecer um desconto, um brinde ou alguma vantagem qualquer dos seus produtos ou serviços. Dessa forma, esses clientes vão priorizar seus pagamentos.
Para reduzir índices de inadimplência, ofereça também benefícios e descontos fixos para pagamentos antes da data de vencimento. Assim, você estimula os clientes a pagarem sempre antecipado e garante seu rendimento.
Como funciona um sistema de contas a receber?
A tecnologia é uma grande aliada das empresas hoje em dia, possibilitando, por meio de sistemas qualificados, a automação e o aprimoramento de uma série de processos corporativos. E isso não é diferente no setor financeiro, que também pode contar com um software para elevar o controle das contas a receber. Afinal, controles manuais são mais trabalhosos e suscetíveis a erros humanos.
Um sistema de contas a receber é uma plataforma que tem funcionalidades relacionadas à área de finanças. Com essa ferramenta, empreendedores centralizam dados sobre fluxo de caixa, gastos e contas em um só lugar e podem acompanhar suas atividades financeiras de forma consolidada e facilitada.
Além de estudar dados com relatórios completos de performance, softwares também possibilitam a automação de tarefas como emissão de boletos, cobranças, lembretes, entre outros, que são gerados automaticamente e favorecem o controle.
Tenha mais controle das suas contas a receber
A gestão de contas a pagar deve ser rigorosa para garantir que a empresa está recebendo o valor correto pelos serviços e produtos que vendeu. Esse dinheiro é fundamental para manter o negócio de pé e assegurar o funcionamento dele, então é crucial ter organização e não deixar nada passar despercebido.
Por isso, além de implementar boas práticas e estratégias, vale a pena investir em uma ferramenta tecnológica que automatize processos e dê o apoio que o empreendedor precisa para otimizar o controle. Plataformas como o ERP são excelentes opções, uma vez que permitem uma gestão integrada de ponta a ponta na empresa, colaborando ainda mais para uma gestão 360º inteligente e produtiva.
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